Alle printers vanuit één interface te beheren en probleemloze toegang tot de printvoorzieningen voor alle 850 werknemers van de organisatie op alle locaties.
Ambiq Nederland levert zorg en ondersteuning/begeleiding aan kinderen en jongvolwassenen met een licht verstandelijke beperking en bijkomende problemen.
De organisatie levert deze zorg zoveel mogelijk bij de mensen thuis. Daarnaast biedt zij intramurale zorg op eigen locaties, waar kinderen specialistische behandeling en begeleiding krijgen.
Get Inspired! Meer weten over deze klantcase? Onze kenners helpen je graag verder.
De uitdaging
Ambiq werkt met printers en multifunctionele producten (MFP’s) van verschillende fabrikanten; in totaal zo’n 80 apparaten. De printinfrastructuur valt onder de verantwoordelijkheid van ICT-manager Tom Luinstra. “Een van de grootste uitdagingen voor Ambiq was dat onze printers en MFP’s op basis van verschillende contracten zijn geleverd, die allemaal verschillende einddata hebben, en daar wilde ik iets aan doen”, legt hij uit. Toen een van de contracten verlengd moest worden, vroeg Tom Indito, een partner van Konica Minolta en EveryonePrint, een oplossing te adviseren die beter aansloot bij de behoeften van de organisatie.
De belangrijkste drijfveer voor verandering was de noodzaak om de kosten en administratieve belasting te verminderen, die het gevolg was van het beheren van meerdere leveranciers en contracten. Belangrijke criteria voor de nieuwe beheerde printservice waren de mogelijkheid om alle apparatuur vanuit één interface te beheren en probleemloze toegang tot de printvoorzieningen voor alle 850 werknemers van de organisatie op alle locaties. Een beveiligde follow me printomgeving in de grotere kantoren was een eis en Ambiq had een sterke wens om afscheid te nemen van dure VPN-verbindingen.
Oplossing
Indito adviseerde gebruik te maken van Konica Minolta Secure Cloud Print (SCP) om de printinfrastructuur van Ambiq naar de cloud te migreren. In de eerste fase van het lopende project om de printvoorzieningen te vernieuwen, hebben ze 26 nieuwe Konica Minolta bizhub C250i en bizhub C3350i MFP’s geïnstalleerd met hetzelfde aantal licenties.
SCP, ontworpen voor Konica Minolta bizhub- apparaten, is een echte cloudoplossing, ontwikkeld om de zaken minder complex te maken, de druk op hulpbronnen te verminderen en de ondersteuningskosten te verlagen. Het draait volledig zonder server en is zeer flexibel; altijd actief, altijd actueel en altijd veilig.
Met behulp van het IWS (Internal Web Server)- platform van Konica Minolta kon Indito de nieuwe apparaten voorinstalleren, verbinding maken met de bestaande IT-infrastructuur van Ambiq, de toepassing vanuit de cloud uitrollen en in een paar minuten de MFP’s koppelen.
Het project was in eerste instantie beperkt tot de implementatie van het gedeelde printinfrastructuurplatform van Konica Minolta voor het beheer van de 26 nieuwe bizhub-MFP’s.
Maar Ambiq zag al snel de voordelen van printbeheer in de cloud en breidde dit uit naar alle apparatuur, waarmee het abonnement werd uitgebreid tot 80 licenties. Dat ging heel eenvoudig, aangezien SCP volledig flexibel is, waardoor klanten afhankelijk van hun behoeften hun verbruik naar boven en beneden kunnen bijstellen en alleen betalen voor de licenties die ze nodig hebben.
Door de printinfrastructuur te stroomlijnen en over te stappen naar één leverancier, verwacht Ambiq uiteindelijk significante besparingen te realiseren.
850
Medewerkers
80
Locaties
50K
€ bespaard op VPN
1
één stuurprogramma, één printerwachtrij
De voordelen
“Het gebruik van apparaten van verschillende fabrikanten en het beheer van diverse leveranciers en contracten met verschillende einddata kostte veel tijd en geld vanwege de verschillende prijsmodellen en wisselende serviceniveaus”, aldus Tom.
VPN niet meer nodig
Met meer dan 80 locaties verspreid over het land was de printomgeving van Ambiq alles behalve gecentraliseerd. Dat betekende dat er VPN’s nodig waren om de werknemers toegang te geven tot printers in het bedrijfsnetwerk.
Dankzij de eersteklas hybride cloudinfrastructuur van SCP zijn die nu niet meer nodig. In regionale vestigingen en zorginstellingen die niet verbonden zijn met het bedrijfsnetwerk worden de gegevens lokaal opgeslagen en worden de printopdrachten bewaard op het printapparaat.
Minder administratie en centraal beheren
Door het printen naar de cloud te migreren, wordt de administratieve belasting verminderd. Met SCP kan de volledige printinfrastructuur worden beheerd vanuit één online interface.
“Een van onze eisen was dat we alle apparatuur centraal moesten kunnen beheren”, zegt Tom en daar voegt hij aan toe: “Onze hele printinfrastructuur is nu zichtbaar en transparant. We hebben uitstekend zicht op hoeveel er wordt geprint en op de algehele prestaties en uptime van de apparatuur en met een klein team is dat gunstig, want dat betekent dat er meer tijd vrijkomt voor andere initiatieven.”
Het grootste pijnpunt
SCP heeft een van de grootste pijnpunten van printomgevingen met meerdere leveranciers weggenomen: de tijd die nodig is om printers te installeren op individuele eindpunten en meerdere printerstuurprogramma’s bij te werken.
Het complete overkoepelende stuurprogramma van SCP is zo ontworpen dat het werkt met alle modellen en merken en kan worden ingezet in verschillende domeinen en omgevingen. Het stuurprogramma wordt automatisch voor alle apparatuur bijgewerkt.
Betere informatiebeveiliging
Ambiq profiteert ook van betere informatiebeveiliging. “We wilden pull-printing mogelijk maken in onze grotere kantoren, zodat vertrouwelijke documenten niet in de printer blijven liggen. Onze mensen kunnen zich eenvoudig identificeren bij het apparaat van hun keuze en hun afdrukken pakken”, vertelt Tom. “In onze kleinere kantoren en zorginstellingen wilden we de zaken eenvoudig houden en de medewerkers de mogelijkheid bieden direct te blijven printen. Met SCP kan dat allebei”, voegt hij toe.
“Een van de meest essentiële criteria bij de migratie van het printen naar de cloud was de ervaring van de eindgebruikers. De nieuwe oplossing moest absoluut gebruiksvriendelijk zijn. We kregen feedback van onze medewerkers en die was positief. Een belangrijk punt was dat mensen zich eenvoudig kunnen identificeren bij het apparaat en snel hun afdrukken kunnen pakken. De helpdesk werd nauwelijks gebeld, dus ik denk dat ze blij zijn met deze oplossing!”, besluit hij.
Meer weten over Everyone Print of andere printoplossingen?
Get Inspired! Meer weten over deze klantcase? Onze kenners helpen je graag verder.
