Hoe kun je werkprocessen versnellen en effectiever laten verlopen?
Wolters Vastgoedonderhoud is gespecialiseerd in zes gerelateerde disciplines: schilderwerken, monumentaal onderhoud, klein- en grootschalig onderhoud, Resultaat Gericht Samenwerken (RGS), renovaties en ambachtelijke schildertechnieken. Deze werkzaamheden voert het onderhoudsbedrijf uit voor diverse klanten zoals overheidsinstellingen, particulieren, woningbouwcorporaties, VVE’s en zorginstellingen. Wie de opdrachtgever ook is en wat hij ook wil, bij Wolters Vastgoedonderhoud denken en handelen ze altijd vanuit de klantbehoefte. Wolters Vastgoedonderhoud is een echt familiebedrijf. Gestart in 1934 en nu de derde generatie. In ruim 85 jaar zijn zij uitgegroeid van een eenmansschildersbedrijf tot een multifunctioneel vastgoedonderhoudsbedrijf. Met ruim 150 enthousiaste vakmensen werken zij aan veel verschillende projecten. Zo is het onderhoudsbedrijf in staat werkzaamheden optimaal te laten aansluiten op de klantwensen qua kwaliteit, budget en aanpak. Wolters Vastgoedonderhoud schakelde ons in om een softwareoplossing te ontwikkelen waarmee het onderhoudsbedrijf uiteenlopende werkprocessen stroomlijnt.
Get Inspired! Meer weten over deze klantcase? Onze kenners helpen je graag verder.
Alle werkprocessen versnellen
Wolters Vastgoedonderhoud wilde verschillende werkprocessen optimaliseren, bijvoorbeeld voor de samenwerking met woningcorporaties. “Wanneer een bewoner dubbel glas aanvraagt, verwacht de corporatie dat we de kosten daarvoor doorbereken in de huur. Dat proces duurde maanden”, zegt Gert-Jan Wolters, directeur van Wolters Vastgoedonderhoud. “Eerst vroegen we diverse offertes op, waaruit de corporatie de beste koos. Daarna verrekenden we deze kosten in de nieuwe huurprijs. Als bewoners die eenmaal onder ogen kregen, wilden ze vaak een alternatief: als ik deze raampjes niet meeneem, wat is dan de huurverhoging? Dan begon het proces weer opnieuw.” Het versnellen van dergelijke processen is belangrijk voor Wolters Vastgoedonderhoud. “In onze sector moet alles efficiënter: hoe sneller we ons werk hebben gedaan, hoe meer tevreden de klant en hoe hoger de marge.”
Draagvlak door training
Draagvlak is in de ogen van ons en Wolters Vastgoedonderhoud cruciaal voor het succes van nieuwe IT: “Daarom heeft Indito onze mensen voorafgaand aan de implementatie getraind.” Om de adoptie verder te verhogen, werkten we met een testpanel. Op basis van hun feedback stemden wij de omgeving nauwkeuriger afgestemd op wensen van specifieke gebruikers. “Zo hebben we samen met Indito stap voor stap een uniek systeem gebouwd, waarin onze specifieke werkzaamheden perfect gestructureerd en ondersteund worden.” Om het draagvlak niet verloren te laten gaan, heeft de nieuwe omgeving ook een automatiseringshelpdesk. Hier kunnen medewerkers terecht met al hun vragen, die direct aan bij ons terecht komen.
SharePoint op maat
“We hebben kozen voor Indito vanwege hun kennis en de klik. Als familiebedrijven hanteren we beide dezelfde aanpak: een persoonlijke samenwerking waarbij de wens van onze klanten voorop staat”, licht Gert-Jan Wolters toe. Wij bouwden in overleg met Wolters Vastgoedonderhoud een maatwerk SharePoint-omgeving. Hierin zijn alle werkprocessen onderverdeeld per onderwerp, van marketing tot automatisering en van HR tot innovatie. Deze zijn in SharePoint weergegeven in clickable blokken. Onder deze blokken vinden medewerkers alles over een specifiek onderwerp.
Het offertetraject teruggebracht van drie maanden naar één dag
“SharePoint is net Lego, je kunt er alles mee bouwen”, zegt Wolters. Zo gebruikt het onderhoudsbedrijf de omgeving ook als digitale portal om samen te werken met partners, zoals woningcorporaties. Een met Microsoft PowerApps gebouwde logboek-app, waarin de werknemers bijvoorbeeld de herstelwerkzaamheden voor houtrot kan vastleggen en delen met woningcorporaties. “Onze mensen maken een foto van de houtrot vooraf en het resultaat van herstelwerkzaamheden achteraf. Gewoon met hun smartphone of tablet. SharePoint stuurt deze informatie automatisch door naar de corporatie. Zo kunnen we de kosten voor deze stelpost goed onderbouwen.” Ook de bewonersaanvragen van dubbelglas handelt Wolters op een vergelijkbare manier af. “Onze medewerker ter plekke voert direct op zijn tablet in welke ramen dubbel glas moeten krijgen. Dan rolt er binnen een dag een huurverhoging uit. Dat is wel wat sneller dan de drie maanden die dit werkproces voorheen in beslag nam.”
Beter samenwerken via SharePoint
De SharePoint-omgeving maakt samenwerken makkelijker. Gert-Jan Wolters geeft een voorbeeld: “Iedereen kan voorafgaand aan een vergadering agendapunten inschieten of ter voorbereiding achtergrondinformatie toevoegen. Dit is voor elke deelnemer zichtbaar. Net als de notulen; afspraken en bijbehorende actiepunten worden meteen centraal vastgelegd. Daardoor werkt iedereen met één en dezelfde versie van de waarheid.” Ook het afhandelen van e-mails vindt door samenwerkingsopties in SharePoint gestructureerd plaats. Daarvoor is de omgeving gekoppeld aan Microsoft Outlook. “Voor elke e-mail zijn er vier opties: weggooien, delegeren naar een collega, binnen een paar minuten afhandelen en als dit langer duurt daar een taak voor aanmaken in SharePoint. Vervolgens zie je wanneer iemand het heeft opgepakt. Is de taak afgerond en of zijn er bijzonderheden, dan krijg je een melding.”
In de toekomst kan Wolters elk nieuwe workflow toevoegen en naar wens inrichten in zijn SharePoint-omgeving. Om dit continue proces in goede banen te leiden, hebben wij regelmatig een automatiseringsoverleg met Wolters Vastgoedonderhoud. Wij kunnen elk idee uitvoeren. En zien we mogelijkheden over het hoofd, dan is Indito de eerste om ons daar op te wijzen in het wekelijks overleg. Zo weten we zeker dat we ook in de toekomst onze klanten op de meest efficiënte en klantvriendelijke manier kunnen helpen.”
Meer weten over SharePoint?
Get Inspired! Meer weten over deze klantcase? Onze kenners helpen je graag verder.
